Controllers en boekhouders worden niet al te vaak met elkaar in verband gebracht als het gaat om incasso en debiteurenbeheer. Vaak is er een spanningsveld tussen de twee eilanden. Toch horen beide functies zeker goed op elkaar te worden afgestemd. Een controller kan namelijk alleen optimaal functioneren wanneer de boekhouder ervoor zorgt dat de cijfers helemaal op orde zijn.
Wanneer gegevens uit het verleden niet op orde zijn, dan wordt het voor een controller vrijwel onmogelijk om te handelen naar de juiste toekomstscenario’s. Omzetdoelstellingen, DSO en uitgaven zijn vaak punten van discussie. Het niet goed kunnen maken van liquiditeit prognoses kan grote gevolgen hebben. Om een controller goed te kunnen laten werken is actuele data en een goede boekhouder belangrijk. In dit artikel leggen we uit waarom boekhouders essentieel zijn voor het werk van een controller.
Controller kan niet zonder goede boekhouder
Een controller heeft meerdere belangrijke taken. Een zeer belangrijke taak die behoort tot het takenpakket van de controller is het doen van financiële voorspellingen voor de toekomst. Op basis van de juiste toekomstscenario’s kunnen de juiste beslissingen worden genomen. De controller gebruikt eerder behaalde resultaten als basis voor de voorspellingen voor de toekomst. We weten natuurlijk dat in het verleden behaalde resultaten geen garanties bieden voor de toekomst, maar zij vormen wel een goede indruk.
De resultaten uit het verleden, zowel het recente verleden als langer terug, moeten dus in orde zijn om als basis te kunnen dienen voor de voorspellingen van de controller. Wanneer de boekhouder de zaken niet op orde heeft, dan kan de controller onmogelijk juiste beslissingen nemen op basis van toekomstscenario’s. Dit kan voor het hele bedrijf negatieve gevolgen hebben.
Besef dat een effectieve bedrijfsvoering, de vastlegging van transacties en rapportage daarover van cruciaal belang zijn voor de toekomst.
De cijfers moeten volledig correct zijn
De boekhouder is verantwoordelijk voor het vastleggen van de juiste data. Hierbij is het van belang dat de administratie volledig correct en betrouwbaar is, maar ook dat deze volledig transparant is. Een goede administratie is eenvoudigweg onmisbaar voor de controller. De controller voert de basisrapportage uit aan de hand van deze correcte administratie. Zijn rapportages moeten op regelmatige basis worden gedeeld met diverse beslissers binnen het bedrijf, waaronder managers, zodat zij een goed actueel beeld van de resultaten hebben.
Vervolgens is het aan de controller om realistische voorspellingen en inschattingen te maken voor het bedrijf. Hiervoor wordt de administratie van de boekhouder gecombineerd met voorspellende data. Ook dit geeft aan dat een controller altijd moet kunnen vertrouwen op het correcte werk van de boekhouder.
Juiste beslissingen nemen met de juiste data
Er moeten voortdurend strategische beslissingen worden genomen binnen een bedrijf. Deze beslissingen vinden uiteraard ook op het financiële vlak plaats. Alleen wanneer alle data juist is kan er gezorgd worden voor een waarborging van de continuïteit. Registreert een boekhouder het betaalverleden van een bepaalde klant niet goed? Dan kunnen op basis hiervan verkeerde beslissingen worden genomen voor leveringen aan de betreffende klant. Uiteindelijk kan dit resulteren in facturen die onbetaald blijven, waardoor de cashflow van het bedrijf in gevaar komt.
Kunnen controllers en boekhouders zonder elkaar? Nee, dat zeker niet. Wel moeten ze duidelijk afspreken waar de verschillende rollen liggen binnen het financiële management van het bedrijf.
Niet alle risico’s kunnen worden uitgesloten
We kunnen wel duidelijk stellen dat een goede controller in alle situaties moet kunnen vertrouwen op een goede boekhouder. Betekent dit dat het risico op uitblijvende betalingen uitgesloten kan worden? Nee, helaas niet. Wel worden de risico’s sterk verkleind. Voor de facturen die toch nog open blijven staan kunt u een ervaren incassobureau inschakelen. U bent dan altijd welkom bij Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht. Neem gerust eens vrijblijvend contact op voor meer informatie of advies.
