Consumenten of ondernemers die hun facturen niet (tijdig) betalen zijn voor veel bedrijven en organisaties een doorn in het oog. Toch heeft het vaak niet met onwil te maken. Soms is er onvoldoende geld aanwezig of is de factuur per abuis niet betaald.
Wat de reden van uw debiteur ook is, u wilt dat uw facturen betaald worden. Wat kunt u doen om een debiteur alsnog het openstaande bedrag te laten voldoen? Wat zijn de regels anno 2017 en hoe kunt u consumenten aanmanen? Wij vertellen het u graag in dit artikel.
Blijf in contact met uw relatie
Een goede relatie is belangrijk voor behoud van het contact. Het komt debiteuren nogal rauw op hun dak als ze direct een aanmaning ontvangen met extra kosten. Dit komt de relatie met uw klant niet ten goede. Probeer te allen tijde vooruit te kijken.
Stuur na het verstrijken van de betaaltermijn eerst een herinnering aan uw relatie of pleeg een belletje. Vaak wordt direct duidelijk wat de reden is van het nog openstaande bedrag. Maak tijdens dit eerste contact afspraken over wanneer de factuur of een deel ervan voldaan zal worden. Verstuur deze afspraken per e-mail, brief, sms of WhatsApp naar uw klant zodat u later kunt aantonen wat u heeft afgesproken.
WIK-brief voor particulieren
Heeft u een particuliere relatie die weigert een factuur te betalen? Dan is het versturen van één schriftelijke aanmaning verplicht. Dit doet u conform de Wet Incassokosten (WIK). Bij het versturen van deze aanmaning mag u geen kosten in rekening brengen. Deze regeling is in het leven geroepen om de klant te beschermen. Iedereen kan namelijk weleens vergeten om een nota te betalen.
U moet de consument of particulier nog 14 dagen extra de tijd geven om uw factuur te betalen. Pas na deze extra 14 dagen mag u incassokosten extra in rekening gaan brengen. De incassokosten bedragen volgens de wettelijke regeling minimaal € 40,00 en zijn verder afhankelijk van het bedrag van de niet-betaalde factuur of facturen.
Richtlijn voor de aanmaning
Na ontvangst van uw aanmaning krijgt een relatie alsnog 15 dagen om de factuur te betalen. Deze 15 dagen gaan 2 dagen na dagtekening van uw aanmaning in. Vermeld in de brief welke incassokosten in rekening worden gebracht als een klant niet betaald. Beschrijf zoveel mogelijk de wettelijke maximale toegestane incassokosten.
Bent u als bedrijf niet btw-plichtig en schakelt u een incassobureau in? Geef dan in de brief aan dat u de btw niet kunt verrekenen en dat u daarom de incassokosten verhoogt met het btw-percentage.
Laatste betaalherinnering
Heeft u na drie brieven nog steeds uw geld niet, dan kunt u besluiten om de incasso uit handen te gaan geven aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarderskantoor. De kosten hiervan zijn niet hoog en vaak is er ook een no cure no pay mogelijkheid. Als uw debiteur een brief krijgt van een gerechtsdeurwaarder, dan zal hij vaak eerder overgaan tot betalen.
Incasso uit handen geven?
Wilt u een openstaande incasso uit handen geven? Bel of mail ons gerechtsdeurwaarderskantoor in Utrecht gerust voor meer informatie. Wij gaan direct voor u op een persoonlijke manier incasseren.
