Incasso in coronatijd vraagt om een andere aanpak. Veel bedrijven hebben aanpassingen gemaakt in hun incassobeleid tijdens de coronacrisis. Soms gaat het om subtiele aanpassingen, maar er zijn bedrijven die het hele beleid anders vorm hebben gegeven. Het is dan ook belangrijk dat facturen, zeker ook in coronatijd, gewoon op tijd betaald worden. Hoe meer facturen open blijven staan, hoe meer risico voor uw bedrijf. Wij geven u graag 6 tips voor een ijzersterke incasso in coronatijd.
1. Laat een betalingsvoorstel opsturen
Het is voor u belangrijk om op papier te hebben dat de vordering door uw debiteur erkend wordt. In het beste geval wordt de vordering schriftelijk expliciet erkend, maar dit is niet altijd mogelijk. U kunt uw debiteur vragen om u een betalingsvoorstel toe te sturen, schriftelijk, zodat u een bewijs in handen heeft dat de vordering door uw debiteur erkend wordt.
2. Ruim disputen uit de weg
Disputen komen vaker voor. Het is belangrijk om deze zogenaamde betwiste vorderingen niet te lang te laten liggen. Het is aan u om deze effectief op te lossen. Neem contact op met de betreffende debiteur en ga het gesprek aan. Luister naar wat uw debiteur te vertellen heeft en probeer samen tot een oplossing te komen. Dit voorkomt de weg naar de rechtbank. Zeker in deze tijd zijn de rechtbanken overbelast. Processen duren lang en kosten geld. Het is altijd beter om de zaak onderling op te lossen, als dat lukt.
3. Vraag om bewijzen
Het komt in deze tijd, waarin we allemaal te maken hebben met de impact van corona, vaker voor dat debiteuren echt niet in staat zijn om te betalen. Mogelijk wilt u coulant zijn. Dit is wel een punt om extra kritisch op te zijn. Geeft uw debiteur aan dat de factuur nu niet betaald kan worden door de coronacrisis? Vraag uw debiteur dan om hier bewijzen van op te sturen. U kunt een print van het banksaldo verzoeken, maar bijvoorbeeld ook een verklaring van een accountant. Blijkt dat uw debiteur de waarheid spreekt? Dan kunt u uw strategie hierop aanpassen. Blijkt dit niet zo te zijn? Dan dient uw debiteur de factuur gewoon te voldoen.
4. Probeer een zekerheid te krijgen
Zekerheid is belangrijk. Wanneer u heeft kunnen vaststellen dat een debiteur de factuur op dit moment daadwerkelijk niet kan betalen, dan is het de moeite waard om eens te kijken of er bepaalde zekerheden kunnen worden gegeven. Hierbij kan worden gedacht aan verpanding van vorderingen of bijvoorbeeld garantie c.q. borgstelling door een derde.
5. Controleer de kredietwaardigheid extra nauwkeurig
Het controleren van de kredietwaardigheid is in deze tijd een stuk complexer dan voorheen. Er wordt hiervoor vaak gebruik gemaakt van historische gegevens, maar de coronapandemie heeft deze gegevens voor sommige partijen in een rap tempo veranderd. Wat oudere gegevens kunnen daarom niet meer kloppend zijn. Het loont de moeite om wat verder te zoeken en een goede controle van de actuele kredietwaardigheid uit te voeren.
6. Zorg voor optimale duidelijkheid
Veel bedrijven kiezen ervoor om meer coulance te tonen richting debiteuren in deze coronatijd. Uiteraard is dit prima. Het zal u meer waardering opleveren. Wel is het hierin heel belangrijk om goede duidelijkheid te geven over wat u wel en niet kunt doen. Garandeer geen zaken die u niet kunt garanderen en trek duidelijke lijnen.
Heeft u toch niet betalende klanten?
Helaas worden niet alle facturen binnen de gestelde betaaltermijn betaald, ook niet wanneer u zich coulant opstelt. Uiteraard is het belangrijk dat deze openstaande facturen wel op een zo kort mogelijke termijn worden voldaan. Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht helpt u hier graag bij. Wij nemen de incasso van de vordering van u over en gaan ermee aan de slag. Wilt u meer weten of heeft u informatie en advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
