Niet-betaalde facturen zijn natuurlijk bijzonder vervelend. Wanneer een factuur onbetaald blijft, dan ontstaat er niet alleen een verlies voor het bedrijf, maar wordt er ook weer een stukje van de gezonde cashflow afgeknabbeld. Toch wordt het debiteurenbeheer binnen veel bedrijven nog altijd gezien als uitsluitend een financieel proces, terwijl bedrijfsprocessen geoptimaliseerd kunnen worden wanneer er vooral van de niet-betaalde facturen geleerd word. Haalt u lessen uit de niet-betaalde facturen?
Ontdek het waarom van een uitblijvende betaling
Een factuur kan om verschillende redenen niet worden betaald. Na verloop van tijd, na het ondernemen van diverse acties om de factuur alsnog betaald te krijgen, kan uiteindelijk worden besloten om het maar als verlies te boeken. Er wordt vaak niet verder gekeken naar waarom de betaling uitblijft. Dit is jammer en een gemiste kans, want juist dit is zeer belangrijke informatie.
Er is in veel gevallen namelijk een reden voor het uitblijven van de betaling. Door deze reden vast te stellen kan er met de betreffende debiteur worden gezocht naar een passende oplossing. Klanten met bezwaren willen niet dat het bedrijf het erbij laat zitten, maar willen vooral gehoord worden, een goede oplossing toegeschoven krijgen van het bedrijf. Ergernis bij klanten zorgt voor niet-betaalde facturen. Los de ergernissen op en de facturen worden betaald.
Het analyseren van niet-betaalde facturen
Het analyseren van facturen die niet betaald worden kan veel interessante informatie opleveren met het oog op de bedrijfsprocessen en het voorkomen van problemen bij andere klanten. Wanneer een bedrijfsproces niet goed verloopt, dan kan dit namelijk leiden tot facturen die niet betaald worden. Als niet-betaalde facturen goed worden geanalyseerd, dan kunnen bedrijfsprocessen worden verbeterd. Dit zorgt er niet alleen voor dat facturen sneller betaald worden, maar het zorgt ook voor meer klanttevredenheid door een betere customer experience. Uiteindelijk leidt dit voor het bedrijf tot een gezondere cashflow.
Debiteurenbeheer draait niet alleen om de jacht
We zien vaak dat debiteurenbeheer binnen bedrijven draait om het ‘op jacht gaan’. We hebben het dan over het opjagen van debiteuren die de factuur niet betalen, over het alles op alles zetten om een bedrag te krijgen. Er wordt niet aan de eigen kant gekeken, waardoor er ook niet wordt vastgesteld waarom facturen onbetaald blijven. Een beetje een ‘niet verder kijken dan de neus lang is’ verhaal. Zonde, want juist door de data te bestuderen en debiteuren actief te benaderen wordt debiteurenbeheer veel sterker.
Niet-betaalde facturen zijn niet helemaal te voorkomen
Een grote hoeveelheid niet-betaalde facturen kan duidelijk wijzen op een ‘defect / kink’ in de bedrijfsprocessen. Toch, dit geldt uiteraard niet voor alle facturen. Soms kan of wil een debiteur niet betalen en heeft dit in de basis niets met uw bedrijf of processen te maken. Het spreekt voor zich dat ook deze facturen wel betaald moeten worden. Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht zet zich hier graag voor in. Wilt u meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
