De aanloop naar het UBO register heeft eventjes geduurd. Het wetsvoorstel werd in de Eerste Kamer opgenomen op 23 juni 2020 en het register is op 8 juli 2020 in werking getreden. Op 27 september 2020 werd het UBO register dan echt geopend en moeten bedrijven registreren wie de werkelijke eigenaar van het bedrijf is. Welke voordelen heeft het UBO-register voor sales en debiteurenbeheer?
Met wie doet u precies zaken?
Tijdens het sluiten van een deal weet sales vaak niet precies wie de eigenaar is van een bedrijf en of de contactpersoon wel voldoende rechten heeft om geld uit te geven. Zo ontstaat er na het leveren van de diensten of producten een discussie over de factuur en de voorwaarden. Met het UBO-register zou er duidelijkheid moeten komen voor bedrijven. Het register biedt veel helderheid en is zeker ook nuttig om te raadplegen als het gaat om grote bedrijven waar u zaken mee doet. U krijgt zo een beter inzicht met wie u werkelijk handelt en wie de aandeelhouders zijn.
Wat is het UBO register precies?
UBO is een term die mogelijk nog niet goed bekend is. Het staat voor Ultimate Beneficial Owner. Vrij vertaald wordt hiermee de uiteindelijke belanghebbende of eigenaar genoemd. Dit is de persoon die feitelijke zeggenschap bezit over het bedrijf. Natuurlijke personen die minimaal een kwart van de stemrechten of aandelen in bezit heeft, direct of indirect, wordt aangemerkt als UBO van het bedrijf. Dit betekent ook dat er meerdere UBO’s kunnen zijn binnen een enkel bedrijf. Kan er geen natuurlijk persoon worden aangegeven als UBO? Dan dient er een zogenaamde ‘pseudo-UBO’ te worden geregistreerd in het UBO register. Dit kan een vennoot zijn of een statutair bestuurder, bijvoorbeeld.
Het UBO register geldt binnen de hele EU
Niet alleen in Nederland is het UBO register inmiddels in werking getreden. Dit geldt in alle landen die tot de EU behoren. Wel is het zo dat het beheer over het UBO register niet in elk land gelijk geregeld is. In het geval van Nederland is het de Kamer van Koophandel die zorg draagt voor het beheer van het UBO register. In het register moeten diverse belangrijke gegevens van de UBO worden opgenomen, zoals het BSN, de volledige naam, de geboortedatum (enkel maand en jaar), de geboorteplaats, het woonadres, de woonstaat en de nationaliteit. Daarnaast moet van de UBO worden aangegeven wat de omvang en aard is van het economische belang in het bedrijf. Hiervoor moeten ook meerdere bewijsstukken worden aangeleverd, zoals een kopie van een identiteitsbewijs en documenten die het economisch belang in het bedrijf aantonen.
Waarom is deze nieuwe registratie verplicht?
De nieuwe registratie is om meerdere redenen verplicht gesteld. Er bestaat veel financieel-economische criminaliteit, waarbij personen zich verschuilen achter een bedrijfsnaam. Door de eigenaar van een bedrijf te registreren hoopt men onder meer terrorismefinanciering, fraude, belastingontduiking, corruptie en witwassen beter te voorkomen. Het wordt voor bedrijven ook makkelijker om vast te stellen wie er werkelijk aan het roer staat van het bedrijf waar zij zaken mee doen. Dit betekent overigens niet dat alle geregistreerde gegevens van de UBO zomaar ingezien mogen worden. Bepaalde gegevens zijn vrij op te vragen, terwijl meer specifieke gegevens uitsluitend beschikbaar zijn voor de Financiële Inlichtingen Eenheid en geselecteerde bevoegde autoriteiten.
Controleer of u de UBO dient te registreren
Het registreren van de UBO is niet in alle gevallen verplicht. Zo hoeven eenmanszaken, VvE’s en beursgenoteerde vennootschappen bijvoorbeeld geen UBO te registreren. Voor een vennootschap onder firma, een naamloze vennootschap en de besloten genootschap is registratie wel verplicht, evenals voor verenigingen en stichtingen. Controleer goed of registratie voor u verplicht is gesteld. Dit kan op de website van Kamer van Koophandel. Is dit het geval? Zorg er dan in de toekomst ook voor dat de informatie in het register actueel blijft. Registreert u niet, terwijl dit wel moet, of is de informatie niet actueel? Dan kan er een gevangenisstraf of een geldboete van maximaal € 21.750,- worden opgelegd.
Weet met wie u zaken doet
Het is altijd belangrijk om vooraf te weten met wie u zaken doet. Door uw klanten te kennen kunt u voorkomen dat facturen niet betaald worden, al is totaal uitsluiten daarvan nooit een garantie. U verkleint wel de risico’s door vooraf onderzoek te doen. Het UBO register helpt u om goed te weten wie er aan het roer staat van het bedrijf waarmee u mogelijk zaken wilt gaan doen. Krijgt u toch te maken met een niet betalende klant? Neem dan contact op met Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht.
