Uitleg van de Cumulatieregeling incassokosten: zo zit dit!

Sinds 1 oktober 2024 is de cumulatieregeling voor incassokosten van kracht. Deze regeling maakt deel uit van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki) en is bedoeld om de kosten bij gemiste termijnbetalingen eerlijker en transparanter te maken. Wat betekent dit voor u als ondernemer? In dit artikel leggen we uit wat u moet weten en hoe u de regeling in uw voordeel kunt toepassen.

Wat houdt de cumulatieregeling precies in?

Deze nieuwe regeling is van toepassing op gemiste termijnbetalingen tot €266,67 binnen een periode van zes maanden. De cumulatieregeling voorkomt dat incassokosten onnodig hoog worden door kostenstapeling te beperken voor de debiteur.

Voor de eerste gemiste termijn worden de reguliere incassokosten in rekening gebracht, met een minimum van €40. Voor elke volgende gemiste termijn binnen dezelfde periode van zes maanden wordt het bedrag gehalveerd, met een maximum van €20 per termijn. Indien het openstaande bedrag boven de €266,67 ligt, zijn de standaardstaffels van de wet op incassokosten van toepassing.

Het is van belang dat voor elke gemiste termijn afzonderlijk een WIK-brief (Wet op de incassokosten) wordt verzonden. Zonder deze brief kunnen de lagere incassokosten niet worden toegepast.

Praktijkvoorbeeld van de cumulatieregeling

Hoe gaat dit in de praktijk? We geven u graag een voorbeeld Een debiteur mist vier termijnbetalingen van €120 in augustus, september, oktober en november.

Totaal: €100 aan incassokosten. Zonder de cumulatieregeling zouden de kosten zijn opgelopen tot €160 (4 x €40).

Waarom is deze regeling ingevoerd?

De cumulatieregeling is ontwikkeld om debiteuren te beschermen tegen hoge kosten bij kleine achterstanden. Het zorgt voor een eerlijke balans tussen het aansporen tot betalen en het beperken van onredelijke kostenstapeling.

Voor ondernemers biedt deze regeling ook voordelen: het verhoogt de transparantie, voorkomt juridische geschillen en stimuleert snellere betalingen. Dat is tenminste de theorie vanuit de overheid. U kunt er beter alles aan doen om niet betalende klanten te voorkomen en preventieve maatregelen te nemen.

Wat zijn de gevolgen voor uw debiteurenbeheer?

Als ondernemer die te maken heeft met veel kleine bedragen moet u zich aan deze nieuwe regels houden en nauwkeurig toepassen in uw administratie en communicatie met debiteuren. Houd uw administratie nauwkeurig bij door een goed overzicht te hebben van gemiste betalingen en de verzonden WIK-brieven, wat vooral van belang is bij abonnementen of andere regelmatige termijnbetalingen. Toets per vordering of de regeling van toepassing is door te controleren of het bedrag binnen de gestelde grenzen valt en zorg ervoor dat u voor elke termijn een aparte WIK-brief verstuurt. Wees duidelijk in uw communicatie en informeer debiteuren tijdig over de gevolgen van betalingsachterstanden en de bijkomende kosten. Heldere communicatie verkleint de kans op misverstanden en bevordert een snellere betaling. 

De cumulatieregeling incassokosten biedt zowel ondernemers als debiteuren voordelen. Door de nieuwe regels goed toe te passen, voorkomt u als ondernemer juridische risico’s en kunt u uw relatie met klanten verbeteren. Zorg voor een goed bijgehouden administratie en duidelijke communicatie richting uw debiteuren. Heeft u vragen of twijfelt u hoe u de cumulatieregeling in uw situatie kunt toepassen? Neem contact op met Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht. Wij helpen u graag verder met praktisch advies en oplossingen op maat.

Veel gestelde vragen:

1. Is de cumulatieregeling van toepassing op alle betalingen?
Nee, de regeling geldt alleen voor termijnbetalingen tot €266,67 binnen een periode van zes maanden. Bij hogere bedragen gelden de standaard incassokosten.

2. Wat als een debiteur structureel niet betaalt?
In dat geval is het verstandig om de vordering over te dragen aan een incassopartner. Zij kunnen u helpen met een professioneel en effectief incassotraject.