Finance en IT zijn twee afdelingen binnen het bedrijf die een belangrijke rol spelen in het totale succes van de onderneming. Zeker met het oog op credit management is het goed dat beide afdelingen effectief met elkaar samenwerken. Daarnaast zorgt een goede samenwerking voor een betere afstemming van de financiële agenda en een beperking van de risico’s. Hoe is de samenwerking tussen uw Finance en IT-afdeling?
Een goede samenwerking levert interessante voordelen op voor uw bedrijf. Denk daarbij aan bijvoorbeeld een geoptimaliseerde databeveiliging, een effectiever gebruik van aanwezige data, duidelijke rapportages over betaalgedrag en klantprocessen die beter worden gestroomlijnd. Toch is de samenwerking tussen Finance en IT lang niet altijd optimaal te noemen. Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso geeft graag enkele tips om deze samenwerking te versterken.
Tip 1. Betrek alle werknemers
Betrokken medewerkers zijn (vaak) de beste medewerkers. Werknemers vinden het prettig om bij beslissingen en veranderingen betrokken te worden. Uiteindelijk heeft iedere verandering in processen invloed op hun dagelijkse werk. Het is daarom goed om alle medewerkers, van zowel de IT-afdeling als de Finance afdeling, te betrekken bij het versterken van de onderlinge samenwerking.
Beperk u niet tot alleen de managers, maar betrek het hele team. Hoe staan zij tegenover de samenwerking? Waar zien zij verbeterpunten en welke ideeën hebben zij hierbij? Blijf brainstormen met elkaar en zorg ervoor dat iedere werknemer daadwerkelijk gehoord wordt.
Tip 2. Werk in stappen naar verbetering
Soms moet er veel gebeuren om een samenwerking tussen IT en Finance te verbeteren. In andere situaties is er een stuk minder nodig, bijvoorbeeld omdat de basis al goed in elkaar steekt. Hoe meer er nodig is om de samenwerking te verbeteren, hoe meer het van belang is dat alles in stapjes wordt doorgevoerd. Zo heeft iedereen voldoende gelegenheid om zich aan nieuwe situaties en werkwijzen aan te passen. Stap voor stap ontwikkelen betekent ook dat de nieuwe gewoonten makkelijker ‘eigen’ worden gemaakt. Dit werkt door, zowel op de werkvloer als naar buiten toe.
Tip 3. Versterk de onderlinge banden
Goede samenwerkingen ontstaan uit goede relaties. De samenwerking verbeteren kan alleen wanneer iedereen met respect en waardering voor elkaar werkt. Het is goed om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat iedereen ook van elkaar weet welke bijdrage er wordt geleverd binnen de teams. Vervolgens kunt u focussen op teambuilding om de onderlinge relaties en de vertrouwensband te versterken.
De resultaten hiervan worden terug gezien in de samenwerking op de werkvloer. Het is altijd aan te raden om teambuildingsuitjes te plannen in plaats van op de werkvloer aan de slag te gaan met teambuilding. Een vrije, losse en niet aan werk gerelateerde omgeving is goed voor de sfeer.
Tip 4. Deel successen met elkaar
Communicatie tussen beide teams is belangrijk om de samenwerking goed te blijven laten verlopen. Deel regelmatig successen met het andere team. Denk daarbij aan dat Finance door de data van IT de DSO-ratio heeft kunnen verlagen. Of doordat het IT-team het bestelproces op de website beter heeft gemaakt, waardoor facturen sneller in de boekhouding komen. Het zijn kleine successen die u zeker met elkaar moet delen. Dit zal de samenwerking ten goede komen.
Tip 5. Huur een externe expert in
Is de kloof tussen Finance en IT te groot geworden en is er geen sprake meer van een fijne samenwerking? Overweeg dan om een externe expert in te schakelen om de samenwerking weer te verbeteren. Een coach, mediator of projectleider kan als schakel fungeren om de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen.
Maak direct uw debiteurenbeleid sterker
Wanneer de afdelingen Finance en IT optimaal samenwerken, dan zorgt u gemakkelijker voor een sterker debiteurenbeheer. Een sterk debiteurenbeheer geeft een duidelijk signaal af naar uw klanten. Dit resulteert in een verlaging van het aantal facturen dat lange tijd open blijft staan.
U kunt niet altijd voorkomen dat facturen onbetaald blijven. Het is dan goed om tijdig actie te ondernemen. Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht helpt u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of een gedegen advies.
