Het is een feit dat veel ondernemers het belang van goede algemene voorwaarden onderschatten. Ze worden vaak als een noodzakelijk kwaad gezien, in het bijzonder wanneer een zakelijke relatie soepel verloopt en betalingen punctueel binnenkomen. Echter, in tijden van conflict en onzekerheid, vormen gedegen algemene voorwaarden een solide basis voor zakelijk handelen en bescherming.
Goede algemene voorwaarden zijn wat ons betreft onmisbaar voor een ondernemer. Ga deze niet kopiëren van het internet, maar laat ze op maat maken. Als er problemen zijn met een factuur, dan speelt dit document een zeer belangrijke rol. In dit artikel geven wij u enkele tips!
Waarom zijn algemene voorwaarden belangrijk?
Algemene voorwaarden regelen cruciale aspecten van uw zakelijke relaties, in het bijzonder die met betrekking tot facturatie en betaling. Ze bepalen onder andere de regels over betaaltermijnen, garanties, en de verantwoordelijkheden van zowel uw bedrijf als uw klanten. Door deze regels en bepalingen duidelijk te maken aan het begin van een zakelijke relatie, voorkomt u latere problemen. Het is altijd gemakkelijker om deze zaken in het offertestadium te bespreken, dan wanneer er na het zaken doen onverwachts een probleem ontstaat.
Problemen en procedures
Hier ligt precies de waarde van algemene voorwaarden. Ze zijn een vangnet voor het geval er iets misgaat, en het is van cruciaal belang dat u uw klant vooraf op de hoogte heeft gesteld van alle spelregels van uw bedrijf. Als u dit niet kunt aantonen, bijvoorbeeld omdat uw debiteur niet voor ontvangst van de algemene voorwaarden heeft getekend of deze niet heeft ontvangen, dan kan dit zeer nadelige gevolgen hebben voor een eventuele procedure.
Vijf tips voor uw algemene voorwaarden
Met deze overwegingen in gedachten, willen wij van Willems Gerechtsdeurwaarders u graag de volgende vijf adviezen geven:
1. Verzend algemene voorwaarden met offertes: Voeg altijd uw algemene voorwaarden bij uw offertes. Het is onvoldoende om alleen naar uw website te verwijzen.
2. Bevestig ontvangst van algemene voorwaarden: Zorg ervoor dat uw klant tekent voor ontvangst van uw algemene voorwaarden wanneer een offerte of overeenkomst wordt ondertekend.
3. Lees ontvangen voorwaarden door: Als u een getekende overeenkomst of offerte met inkoopvoorwaarden ontvangt, lees deze dan zorgvuldig door. Deze kunnen afwijkende bepalingen bevatten ten opzichte van uw eigen algemene voorwaarden. Als u niet reageert, wordt u geacht akkoord te gaan met de inkoopvoorwaarden.
4. Herzie uw algemene voorwaarden jaarlijks: Evalueer minstens eens per jaar uw eigen algemene voorwaarden. Uw dienstverlening kan wijzigen, of u kunt nieuwe producten of diensten aanbieden met andere voorwaarden. Door regelmatig uw eigen voorwaarden te herzien, kunt u vaststellen of deze nog adequaat zijn.
5. Laat voorwaarden periodiek screenen: Het is verstandig om elke 3 tot 4 jaar uw algemene voorwaarden te laten controleren door een juridisch expert. Wetgeving verandert regelmatig (denk bijvoorbeeld aan de Wet Incassokosten en de AVG), dus een periodieke screening kan veel problemen voorkomen.
Fundament van uw onderneming
Goede algemene voorwaarden zijn een fundament van elke onderneming, en vormen een cruciale stap in het opbouwen van gezonde en langdurige zakelijke relaties. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat uw voorwaarden voldoen aan uw bedrijfsbehoeften en wettelijke eisen, en onderschat nooit hun waarde.
Bij Willems Gerechtsdeurwaarders begrijpen we de cruciale rol die algemene voorwaarden spelen in het succes van uw onderneming. Het opbouwen van sterke zakelijke relaties begint met solide algemene voorwaarden.
Heef u hulp nodig bij het aanpakken van late betalingen, ons team staat klaar om u te ondersteunen. Neem contact met ons op!
