Wanbetalers... Vrijwel elk bedrijf en iedere organisatie krijgt er wel eens mee te maken. Heel vervelend en vooral ook heel slecht voor de financiële gezondheid van uw bedrijf. Veel bedrijven vinden het lastig om op een juiste manier om te gaan met wanbetalers. Daarom geeft Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso u graag 6 tips voor een goede aanpak van wanbetalers.
Door onderstaande tips toe te passen zult u een hoop wanbetalers buiten de deur houden of erger voorkomen. Door duidelijk te zijn tegen iedere debiteur laat u zien dat u uw betalingsvoorwaarden serieus neemt.
1. Duidelijkheid over betaaltermijnen
Het ene bedrijf hanteert een betaaltermijn van 14 dagen, de andere onderneming hanteert hierin een periode van 28 of 30 dagen. Dan zijn er ook nog de bedrijven die van deze meest voorkomende betaaltermijnen afwijken. Zij hanteren een termijn zo kort als een week of bijvoorbeeld een termijn zo lang als 40 dagen. Voor klanten is het daarom niet vanzelfsprekend aan welke betaaltermijn zij zich moeten houden. De eerste stap is daarom het duidelijk stellen van een betaaltermijn waar alle klanten zich aan dienen te houden. Communiceer daarom duidelijk, in de algemene voorwaarden én op de factuur, welke betaaltermijn u hanteert.
2. Wacht niet te lang met een herinnering sturen
Hanteert u een betaaltermijn van 14 dagen? Dan is het niet voldoende om eens per maand te controleren welke facturen niet zijn voldaan, zodat u op basis daarvan een herinnering kunt sturen. Zo komt het namelijk voor dat een betaaltermijn al twee weken is verstreken voordat een klant een herinnering ontvangt. Dit wijst, voor de klant, op een (te) mild debiteurenbeleid. Het is belangrijk om aan uw klanten te laten zien dat u een strak en streng debiteurenbeleid voert. Is de betaaltermijn verstreken en heeft u de factuurbetaling niet ontvangen? Stuur dan direct een vriendelijke herinnering naar de klant.
Tip: download kosteloos onze Incassobox voor alle templates die u kunt gebruiken.
3. Neem persoonlijk contact op
Wordt er niet op de herinnering gereageerd en is er zomaar weer een week voorbij? Neem dan persoonlijk contact op met de klant. Pak de telefoon op en bel de klant of app om te vragen naar de factuurbetaling. Op dit punt kan het nog steeds goed mogelijk zijn dat de klant geen kwaad in de zin heeft. De klant kan met vakantie zijn gegaan en zijn vergeten vooraf de factuur te betalen, de klant kan onverwacht erg ziek zijn geworden of gewoonweg zijn vergeten de factuur te betalen door drukte… Persoonlijk contact helpt om de factuur alsnog betaald te krijgen.
4. Maak vervolgstappen duidelijk
U heeft de klant gesproken, maar de factuurbetaling blijft nog steeds uit. Óf u heeft de klant niet gesproken, omdat deze ineens van de aardbodem verdwenen lijkt te zijn. U krijgt geen contact meer. U kunt er nu vanuit gaan dat u met een wanbetaler te maken heeft. Het is belangrijk om een tweede herinnering te sturen, waarin u ook duidelijk aangeeft wat de vervolgstappen zijn wanneer er niet betaald wordt vóór de gestelde datum, welke u uiteraard op de herinnering vermeld.
5. Een aanmaning versturen
Blijf niet eindeloos herinneringen versturen. Dit blijkt in de praktijk in verreweg de meeste gevallen zinloos. Heeft u een tweede herinnering verstuurd en is ook hier niet op gereageerd? Dan stuurt u een aanmaning. In deze aanmaning maakt u duidelijk dat u de klant nog eenmaal de kans geeft om de factuur te betalen binnen een termijn van 14 dagen. Doet de klant dit niet, dan zal de vordering uit handen worden gegeven aan een externe partij. Hierbij kunt u ook aangeven dat de incassokosten voor rekening van de klant komen wanneer het nodig zal blijken een incassobureau in te schakelen.
6. Schakel een incassobureau in
Het steeds versturen van herinneringen en aanmaningen kost u veel tijd en tijd is geld. Zoals het niet aan te raden is om eindeloos herinneringen te blijven sturen geldt dit uiteraard ook voor de aanmaning. Eén aanmaning is voldoende. Reageert de klant hier niet op door middel van een betaling of een verzoek om een betalingsregeling? Dan kunt u een betrouwbaar incassobureau inschakelen om de vordering uit handen te geven. Het incassobureau neemt de vordering dan van u over, zodat u er geen tijd meer aan verliest.
Willems staat voor u klaar
Heeft u te maken met een wanbetaler en heeft u zelf alle stappen doorlopen om de factuur betaald te krijgen, zonder resultaat? Dan kunt u de stap zetten naar het uit handen geven van de factuur aan een incassobureau in Utrecht. Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht staat dan voor u klaar met een professionele dienstverlening. Wilt u meer weten of wilt u een opdracht door ons laten uitvoeren? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
