Door grip te hebben op uw actuele debiteuren kunt u betere beslissingen maken. Het is voor alle ondernemers, van MKB professionals tot ZZP’ers, belangrijk om gebruik te maken van de juiste debiteurenbeheer software. Een strak, nauwkeurig debiteurenbeheer helpt u om problemen binnen de cashflow te voorkomen. Er zijn verschillende betaalbare softwarepakketten en gratis mogelijkheden die u kunt gebruiken. In dit artikel vijf tips waar u op moet letten bij het selecteren van de juiste oplossing.
Inventarisatie vooraf
Natuurlijk is het belangrijk om vooraf goed te kijken naar wat de specifieke behoeften van uw onderneming zijn. De eisen aan een eenmanszaak met 10 facturen per maand zijn anders dan die van een woningcorporatie met duizenden nota’s. Veel boekhoudpakketten bieden steeds vaker ook een bankkoppeling aan. Dit geeft al wat meer overzicht. Kijk ook naar de kosten en het aantal gebruikers, hoeveel wilt u uitgeven aan de oplossing? Wij geven u graag 5 tips.
1. Maandelijks opzegbaar
Het is aan te raden om te kiezen voor debiteurenbeheer software die u maandelijks kosteloos op kunt zeggen. Lange contracten zijn veelal verleden tijd. Hier zijn meerdere redenen voor. Op de eerste plaats wilt u niet vastzitten aan software die op een later moment wellicht niet meer zo goed bij uw onderneming past. Daarnaast is de dienstverlening aanzienlijk beter wanneer u de mogelijkheid heeft om kosteloos op te zeggen wanneer u wilt. De leverancier zal de software namelijk blijven ontwikkelen.
2. De gebruiksvriendelijkheid
Het kan en mag niet de bedoeling zijn dat u uren of zelfs dagen bezig bent met het leren omgaan met de debiteurenbeheer software. Dit kost eenvoudigweg te veel tijd, en dus te veel geld. U wilt niet veel tijd kwijt zijn aan trainingen voor uw personeel om het programma onder de knie te krijgen. Kies daarom voor een gebruiksvriendelijke oplossing waar u op een zo kort mogelijke termijn goed mee aan de slag kunt.
3. Voldoende koppelingsmogelijkheden
Let goed op de koppelingsmodelijkheden van de debiteurenbeheer software. Maakt u gebruik van sales software, CRM software en/of een boekhoudpakket? Controleer dan of het mogelijk is om te koppelen. Dit maakt het hele proces een stuk makkelijker, sneller en efficiënter. Administratie op twee plaatsen bijhouden is niet efficiënt.
4. De veiligheid
De veiligheid van de software moet uw hoogste prioriteit hebben. Zeker na het ingaan van de AVG . In verreweg de meeste gevallen kiest u voor een software oplossing in de cloud. Het is dan wel belangrijk om u goed bewust te zijn van de risico’s. Ontdek alles over de veiligheid en beveiliging van de debiteurenbeheer software. Hoe wordt er omgegaan met bedrijfsgevoelige informatie? Worden er met regelmaat back-ups gemaakt? Staat alle data in Nederland? Cybercriminelen zijn dol op de data van MKB bedrijven, dus kies voor de zekerheid van een optimale veiligheid. Goedkoop is niet altijd de beste optie.
5. De ROI
Niet onbelangrijk is natuurlijk de ROI, ofwel de Return on Investment. De juiste debiteurenbeheer software helpt u met het stroomlijnen van uw processen, waardoor dit u aan het einde van een periode meer betaalde facturen op zou moeten leveren. Bekijk goed wat elk geïnvesteerd tientje in de betreffende software u uiteindelijk oplevert. Kunt u eenvoudig openstaande facturen volgen en deze doorzetten naar een deurwaarder? Dit is zeker een pré, want hierdoor hoeft u niet eerst zelf een heel dossier samen te gaan stellen.
Voor als het toch nog mis gaat..
Helaas kunt u wel nog altijd te maken krijgen met een klant die de factuur niet betaalt. In dat geval wilt u kunnen vertrouwen op een ervaren incassopartner aan wie u de vordering zorgeloos uit handen kunt geven. Willems Incasso uit Utrecht is deze incassopartner. Wij vertellen u graag meer over wat wij voor u kunnen betekenen. Neem vrijblijvend contact met ons op.
