U wilt als zzp’er uw facturen natuurlijk zo snel mogelijk voldaan krijgen. Wanneer facturen snel en netjes binnen de gestelde termijn worden betaald, dan is het voor u een stuk eenvoudiger om uw cashflow te beheren. Helaas is het niet altijd te voorkomen dat facturen onbetaald blijven, voor korte of langere periode. Wel kunt u zelf de nodige stappen ondernemen om late betalingen van klanten zo veel mogelijk te voorkomen.
Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht geeft zzp’ers in dit blog zes handige tips. Natuurlijk zijn deze tips ook toe te passen als mkb’er. Doe er direct uw voordeel mee!
1. Wees helder over de betaaltermijn
De betaaltermijn is een belangrijke factor die vanzelfsprekend niet mag ontbreken op de factuur. U kunt de betaaltermijn in dagen aangeven, maar ook een uiterste betaaldatum noemen. Dit is vaak duidelijker. U geeft de betaaltermijn duidelijk aan op uw facturen, zoals dat natuurlijk hoort, maar weten uw klanten ook van tevoren al aan welke betaaltermijn zij zich dienen te houden? Het is altijd goed om betaaltermijnen duidelijk te communiceren, al vóórdat een product of dienst geleverd wordt. Noem dit heel duidelijk in de offerte. Zo weten klanten al welke betaaltermijn zij na moeten leven voordat zij de factuur ontvangen.
2. Factureer op tijd
Zorg ervoor dat uw facturen op tijd worden aangeboden bij uw klanten. Een factuur die ontvangen wordt op een dag na het ontvangen van een product of dienst zal altijd sneller betaald worden dan een factuur die wordt ontvangen op dag 30 na het ontvangen van het product of een dienst. De klant is tegen die tijd al ‘vergeten’ dat er nog een factuur aan zit te komen, waardoor de klant niet zo snel meer de behoefte voelt om de factuur snel te voldoen. Factureren doet u altijd het best zo snel mogelijk na het leveren van de dienst of het product.
3. Stimuleer een directe betaling (betaallink)
U kunt zelf een aantal zaken doen om een snelle, directe betaling te stimuleren. De belangrijkste manier om dit te doen is het opnemen van een betaallink in of bij de factuur. In het beste geval kiest u voor een betaallink via iDeal, Paypal of creditcard. U kunt ook eens onderzoeken welke methode van aanbieden het meest gewaardeerd wordt door uw klanten. Zo zijn er klanten die het liefst een factuur met betaallink per sms of WhatsApp bericht ontvangen, zodat zij deze direct kunnen voldoen met mobiel bankieren. Anderen geven de voorkeur aan een factuur met betaallink per mail.
4. Beloon klanten die op tijd betalen
Iedereen is dol op beloningen. Er zijn dan ook meerdere bedrijven die een bepaald beloningssysteem hebben ingericht voor klanten die de factuur snel betalen. Zo zijn er bedrijven die directe betalingen belonen met een korting op een volgende bestelling of met een leuke gadget. Er zijn ook ondernemingen die op de factuur aangeven dat de klant zelf een percentage van de factuur mag aftrekken als de factuur binnen 3 dagen wordt voldaan. Dit zijn slechts voorbeelden. Klanten belonen voor een snelle betaling werkt in veel gevallen zeer effectief.
5. Geef zelf het goede voorbeeld, dit doet volgen
Wanneer u zelf zorgt voor veel snelheid in alles wat u doet, dan zorgt dit ervoor dat de snelle handelswijze gevolgd zal worden door een deel van de klanten. Deze methode heeft dan ook niet op alle klanten eenzelfde effect. Levert u producten of diensten snel en betaalt u retouren snel terug? Dan verhoogt u de kans dat uw eigen facturen ook snel betaald worden.
6. Bel direct nadat de termijn is verlopen
Is de betaaltermijn van een factuur verlopen? Onderneem dan direct actie. U kunt natuurlijk een schriftelijke / digitale herinnering sturen, maar in de regel wordt dit makkelijk genegeerd. Persoonlijk contact opnemen werkt het best, zo blijkt uit de praktijk. Neem telefonisch contact op met de klant als de betaaltermijn verstreken is en leg de situatie voor. Probeer het gesprek altijd af te sluiten met een duidelijke, concrete betaalafspraak.
Incassobureau inzetten voor openstaande facturen
We noemden het eerder al. U kunt zelf stappen ondernemen om de kans op snelle betalingen te verhogen, maar onbetaalde facturen helemaal voorkomen is niet mogelijk. Ook veel zzp’ers hebben hier last van. Blijf niet eindeloos herinneringen en aanmaningen sturen. Dit kost u veel energie, tijd en dus ook geld. Schakel tijdig een incassobureau in dat de vordering van u overneemt. Het team van Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso uit Utrecht staat uiteraard graag voor u klaar. Ook als u een zzp’er bent en u heeft een kleine onbetaalde factuur. Voor meer informatie of advies kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.
